Política de Privacidade da Locanota

Versão 1 · data de vigência: 01/10/2026.

Esta política explica quais dados pessoais a Locanota trata, para quê, com base em qual hipótese da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018, a LGPD), com quem compartilha, por quanto tempo guarda e como você exerce os seus direitos. Ela vale para o site www.locanota.com.br, para o aplicativo app.locanota.com.br e para os e-mails que enviamos.

1. Quem somos

A Locanota é um produto da Locanota Sistemas Ltda., inscrita no CNPJ sob o nº 69.404.332/0001-38, com sede na Rua 15 de Novembro, 895, sala 225 B 116, Centro, Blumenau/SC, CEP 89010-001.

Encarregado pelo tratamento de dados pessoais: Nilton Spengler Neto. Canal do titular e do encarregado: privacidade@locanota.com.br.

2. Em que papel tratamos os seus dados

A Locanota trata dados em dois papéis diferentes, e isso muda quem responde por cada tratamento.

• Como controladora, quando nós decidimos para que o dado serve: a conta de quem usa o aplicativo, a lista de novidades, o simulador do site, o relacionamento comercial e a cobrança dos nossos clientes, e a segurança da plataforma. Esses tratamentos estão na seção 3.
• Como operadora, quando tratamos dados em nome dos nossos clientes — contabilidades, imobiliárias, administradoras de condomínio e locadores que emitem por conta própria — para que eles emitam as notas fiscais de locação que são obrigação deles: dados de locadores, locatários, imóveis, contratos, certificados digitais e as próprias notas. Nesse caso, o controlador é o nosso cliente, e nós seguimos as instruções dele. Esses tratamentos estão na seção 4.

3. Dados que tratamos como controladora

3.1. Visita ao site e ao aplicativo

• O que tratamos: endereço IP, dados técnicos do navegador e páginas visitadas.
• Para quê: medir o uso do site de forma agregada, proteger formulários contra robôs e manter a plataforma segura.
• Base legal: legítimo interesse (art. 7º, IX), para medição agregada e segurança.
• Como: usamos a medição de audiência da Cloudflare, que funciona sem cookies e sem identificar você, e a verificação anti-robô Turnstile, também da Cloudflare, nos formulários, que trata só o necessário para essa verificação e não grava cookies.

3.2. Lista de novidades

Há duas formas de entrar na nossa lista de novidades, com bases legais diferentes:

• Pelo formulário do site. Você marca a caixa de consentimento e envia o seu e-mail (e, se quiser, nome, empresa e ramo de atividade). Base legal: consentimento (art. 7º, I).
• Pela tentativa de acesso ao aplicativo. Enquanto o cadastro estiver limitado, quem tenta entrar com um e-mail ainda não liberado é avisado na tela de que o endereço foi anotado para receber o aviso de abertura e as novidades. Base legal: legítimo interesse (art. 7º, IX, e art. 10, I — apoio e promoção das atividades do controlador), com o teste de balanceamento registrado internamente.

Nos dois casos:

• O que guardamos: o e-mail, os dados que você informou e o registro do aceite ou do aviso — data e hora, IP, navegador e a versão do texto exibido.
• Para quê: enviar novidades da Locanota e o aviso de lançamento.
• Medição de cliques: os e-mails da lista podem registrar quais links foram clicados, para sabermos quais conteúdos interessam. Não medimos a abertura dos e-mails, não usamos o clique para criar perfil nem para envio automático, e o registro fica com o nosso provedor de envio. Quem já estava na lista antes dessa medição é avisado com antecedência.
• Como sair: em um clique, no link de descadastro de qualquer e-mail, ou pelo privacidade@locanota.com.br. É o seu direito de oposição (art. 18, §2º), e ele vale a qualquer momento.
• Por quanto tempo: enquanto o consentimento ou a finalidade valer. Quem se descadastra deixa de receber qualquer envio, e o registro é mantido como prova do descadastro; a eliminação a pedido apaga o cadastro.

3.3. Simulador de obrigação de NFS-e

O simulador responde sem pedir nenhum dado. Os dados só entram quando você escolhe uma das opções abaixo.

• Enviar o resultado à sua contabilidade por e-mail.
  • Seus dados (nome, e-mail, empresa) e o resultado da simulação: consentimento (art. 7º, I), na caixa que você marca. Você recebe uma cópia do envio.
  • O e-mail e o nome do escritório do seu contador, que você nos informa: legítimo interesse (art. 7º, IX), para apresentar a Locanota ao escritório a partir do seu caso. O contador recebe um único convite por período, pode bloquear novos envios em um clique e não entra na nossa lista de novidades. Guardamos a indicação por 12 meses; o bloqueio é mantido de forma que não identifica o endereço.
• Receber novidades e atualizações da simulação. Opcional, em caixa separada: consentimento (art. 7º, I). Guardamos as respostas da simulação, em faixas (nunca CPF nem valor exato), enquanto você estiver inscrito.
• Enviar pelo WhatsApp. O link que você compartilha abre uma página só com o resultado, sem nenhum dado que identifique você; não recebemos o contato do seu contador. O registro expira em 12 meses.

3.4. Conta de usuário

• O que tratamos: e-mail, nome, empresas às quais você tem acesso e o registro de acesso.
• Para quê: permitir o seu login e o uso do aplicativo.
• Base legal: execução de contrato ou de procedimentos preliminares a pedido do titular (art. 7º, V).
• Por quanto tempo: enquanto a conta for usada. Conta sem nenhuma empresa e sem login há 90 dias é apagada automaticamente. Empresa ainda em avaliação e sem acesso há 90 dias é apagada, com aviso aos gestores 15 dias antes.
• Se você recebeu um código de acesso que não pediu, basta ignorá-lo: nada acontece sem ele.

3.5. Clientes: cadastro da empresa e cobrança

• O que tratamos: razão social, CPF ou CNPJ, endereço, e-mail e telefone de cobrança e o nome do responsável financeiro.
• Para quê: prestar o serviço contratado, cobrar e cumprir obrigações contábeis e fiscais da Locanota Sistemas.
• Base legal: execução de contrato (art. 7º, V) e cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II).
• Por quanto tempo: durante o contrato e, depois dele, por 5 anos contados do primeiro dia do exercício seguinte ao da última cobrança, prazo de guarda dos registros contábeis e fiscais (Código Tributário Nacional, arts. 173 e 174, e Código Civil, art. 1.194). Depois disso, são eliminados.

3.6. Segurança, registros de acesso e auditoria

• O que tratamos: endereço IP, data e hora de acesso, ações feitas na plataforma e registros técnicos.
• Para quê: proteger a plataforma, investigar incidentes, manter a trilha de auditoria das emissões e cumprir a guarda de registros de acesso do Marco Civil da Internet.
• Base legal: cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II — Lei nº 12.965/2014, art. 15), legítimo interesse (art. 7º, IX) e exercício regular de direitos (art. 7º, VI).
• Por quanto tempo: os registros de acesso (usuário, IP, data e hora, gravados no login e na renovação da sessão) ficam 6 meses, contados de cada acesso, e são apagados automaticamente, salvo ordem judicial que exija guarda maior; os registros técnicos de funcionamento, por poucos dias; a trilha de auditoria das emissões, pelo prazo de guarda dos documentos fiscais.
• Os registros de acesso não aparecem em nenhuma tela da plataforma. Só são consultados para atender ordem judicial ou investigar incidente de segurança, e cada consulta fica registrada, com quem consultou, quando e por quê.
• E-mails, telefones, senhas e documentos aparecem mascarados nos registros técnicos.

3.7. Controle de numeração das notas

Para que duas notas nunca tenham a mesma identificação perante a Receita, guardamos o CPF ou CNPJ de cada emitente com as séries de numeração já usadas. Base legal: cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II). Esse registro é permanente (art. 16, I), porque a identificação de uma nota não pode se repetir em tempo algum; quando um cadastro é excluído, só o CPF/CNPJ e as séries permanecem.

3.8. Registro dos e-mails enviados

Para cada e-mail que a plataforma envia, guardamos o endereço do destinatário, a origem do envio e a confirmação de entrega.

• E-mail com nota fiscal ao locatário: o registro fica 5 anos, junto da nota, porque é a prova de que ela foi entregue. Esse envio é feito em nome do nosso cliente (seção 4).
• Demais e-mails (alertas, avisos e cópias de envios feitos por você): o registro fica 12 meses.
• Pedido de eliminação: os registros de e-mails com nota fiscal são mantidos até o fim do prazo, pela obrigação de guarda do documento fiscal (art. 16, I); os demais são apagados.

3.9. Prevenção de notas em duplicidade

Quando o mesmo locador é atendido por mais de um cliente nosso, comparamos o CPF ou CNPJ do locador, o do locatário, o imóvel e o mês das notas autorizadas, para identificar o mesmo aluguel emitido duas vezes, o que geraria tributo em dobro.

• Base legal: legítimo interesse (art. 7º, IX), de evitar a tributação em dobro para o locador e duas notas para o locatário.
• Salvaguardas: nenhum cliente vê dados de outro; só a equipe da Locanota recebe o alerta e fala com cada cliente separadamente; guardamos só o necessário para a comparação, pelo prazo de guarda das notas.

4. Dados que tratamos como operadora, em nome dos nossos clientes

Para emitir as notas de locação, nossos clientes cadastram na plataforma:

• Locadores: nome ou razão social, CPF ou CNPJ, endereço, inscrição municipal, contato e regime tributário.
• Locatários: nome ou razão social, CPF ou CNPJ, endereço, e-mails e telefones.
• Imóveis e contratos: endereço e inscrição do imóvel, valores, datas e condições da locação.
• Certificado digital A1 do locador e a sua senha.
• As notas fiscais emitidas (XML e PDF) e os eventos vinculados a elas.

Sobre esses dados:

• Quem decide é o cliente. O controlador é a contabilidade, a imobiliária, a administradora ou o locador que os cadastrou, e o tratamento serve para cumprir as obrigações fiscais dele. Pedidos de titulares sobre esses dados são encaminhados ao cliente responsável, e nós o apoiamos no atendimento.
• Uso limitado. Usamos esses dados apenas para emitir, transmitir, guardar e entregar as notas fiscais, e para as funções do aplicativo contratadas pelo cliente. As notas são transmitidas ao Sistema Nacional da NFS-e, compartilhado pela Receita Federal e pelas administrações tributárias municipais, e enviadas por e-mail ao locatário e aos demais destinatários que o cliente indicar.
• Certificado digital. Quem envia o certificado declara ter a autorização do titular para usá-lo. O arquivo e a senha são cifrados com uma chave própria da empresa cliente e só são abertos em memória, no momento de assinar uma nota. Quando o certificado é substituído, o arquivo e a senha anteriores são apagados.
• Por quanto tempo: enquanto o contrato com o cliente durar e conforme as instruções dele. Quando o contrato acaba, o cliente tem 90 dias para exportar as notas fiscais, os cadastros e os contratos; depois disso, os dados são eliminados. A guarda das notas pelo prazo fiscal é obrigação do cliente, que é o emitente. Permanecem apenas o controle de numeração das notas (seção 3.7) e a trilha de auditoria das emissões, pelo prazo fiscal.
• Acordo de tratamento: as instruções do cliente, a lista de fornecedores que usamos, o aviso em caso de incidente e o destino dos dados no fim do contrato estão no capítulo de proteção de dados dos Termos de uso.

5. Com quem compartilhamos

Não vendemos dados pessoais. Compartilhamos apenas com quem precisamos para operar a Locanota, e com autoridades, quando a lei exigir:

6. Transferência internacional

Parte dos serviços da seção 5 guarda dados nos Estados Unidos: os servidores da aplicação, o banco de dados, a autenticação e o envio de e-mails. Os dados continuam protegidos pelas medidas desta política, e os fornecedores adotam medidas de segurança compatíveis com ela. A transferência se apoia nas hipóteses do art. 33 da LGPD, conforme o tratamento:

• Conta de usuário, cadastro e cobrança dos clientes: a transferência é necessária para executar o contrato com o titular ou com o cliente (art. 33, IX, combinado com o art. 7º, V).
• Dados que os clientes cadastram para emitir notas: a transferência é necessária para o cumprimento da obrigação legal do cliente de emitir e guardar as notas fiscais (art. 33, IX, combinado com o art. 7º, II).
• Segurança, registros de acesso e auditoria: a transferência é necessária para cumprir obrigação legal e para o exercício regular de direitos (art. 33, IX, combinado com o art. 7º, II e VI).
• Lista de novidades pelo formulário do site e simulador: com o seu consentimento específico e em destaque para a transferência, pedido em separado no momento da coleta (art. 33, VIII).

Os e-mails da lista de novidades e os convites às contabilidades indicadas no simulador também são enviados pelo nosso provedor de e-mail, nos Estados Unidos.

7. Cookies

• Site: não grava cookies. A medição de audiência e a verificação anti-robô da Cloudflare funcionam sem cookies.
• Aplicativo: grava apenas cookies estritamente necessários para o login funcionar:

Por serem necessários ao funcionamento do serviço, esses cookies não dependem de consentimento. Não usamos cookies de publicidade, de redes sociais nem de rastreamento entre sites.

8. Segurança

Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados, entre elas: conexão cifrada (HTTPS) em todo o site e aplicativo; cifragem do certificado digital com chave por empresa; separação dos dados de cada empresa cliente; controle de acesso por perfil; autenticação sem senha; acesso administrativo com dupla verificação; mascaramento de dados pessoais nos registros técnicos; e trilha de auditoria. Dados eliminados podem permanecer nas cópias de segurança por até 35 dias, até serem substituídas, sem uso para nenhuma outra finalidade. Nenhum sistema é totalmente imune a incidentes; se um incidente puder causar risco ou dano relevante, comunicaremos os titulares afetados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), nos termos da lei.

9. Seus direitos

Você pode pedir, a qualquer momento (art. 18 da LGPD):

• confirmação de que tratamos seus dados e acesso a eles;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade;
• portabilidade;
• eliminação dos dados tratados com base no consentimento, e revogação do consentimento;
• informação sobre com quem compartilhamos os dados e sobre a possibilidade de não consentir;
• oposição a tratamento baseado em legítimo interesse — na lista de novidades, em um clique;
• revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado.

Como pedir: escreva para privacidade@locanota.com.br. Podemos pedir informações para confirmar a sua identidade. Respondemos a confirmação e o acesso em até 15 dias (art. 19). Alguns dados precisam ser mantidos mesmo após um pedido de eliminação, quando a lei exige a guarda — como os documentos fiscais e o controle de numeração das notas —, e nesse caso explicamos o motivo. Se os dados foram cadastrados por um cliente nosso (seção 4), o seu pedido é encaminhado a ele. Você também pode apresentar reclamação à ANPD.

10. Crianças e dados sensíveis

A Locanota não é direcionada a crianças e adolescentes e não coleta intencionalmente dados sensíveis (art. 5º, II).

11. Alterações desta política

Esta política pode ser atualizada. Cada versão tem número e data de vigência, e as versões anteriores ficam disponíveis. Mudanças relevantes são avisadas no site, no aplicativo ou por e-mail.